Ausgangslage: Der Personalbereich von Unify, einem global tätigen Technologieunternehmen mit Stammsitz in München, war aufgrund von intensiven Anpassungen an seiner Organisationsstruktur stark mit der Umsetzung von strategischen Vorgaben beansprucht. Um die gesetzten Ziele zu erfüllen, war jedoch insbesondere eine funktionierende Mitarbeitermotivation und -bindung wichtig. Um diese zu gewährleisten, entschied sich der CHRO für die Überarbeitung und Professionalisierung der variablen Vergütung und des zugehörigen Performance-Management-Prozesses für die Führungskräfte. Die Ressourcen und das spezielle Know-how hierfür konnten jedoch zeitnah nicht intern bereitgestellt werden.
"Mit unserem sehr schlank aufgestellten HR-Team konnten wir uns aufgrund der Vor-Ort-Unterstützung durch hkp/// auf die strategischen Komponenten des Projekts konzentrieren. Auf Basis des gewachsenen Vertrauens konnte hkp/// auch in enger Zusammenarbeit mit unseren internationalen Ansprechpartnern die operative Projektverantwortung zu wesentlichen Teilen übernehmen."
André Schiffer, Chief HR Officer
André Schiffer, Chief HR Officer
Aufgabenstellung: Das im Konzern existierende variable Vergütungssystem war zu analysieren, um Schwachstellen im System und im Prozess zu identifizieren. Auf Basis dieser Ergebnisse wurden anschließend Lösungsvorschläge entwickelt und diskutiert. Das finale Ergebnis war eine neue variable Vergütung, welche neben rein quantitativen Zielen auch qualitative individuelle Mitarbeiterziele, Verhalten und Kompetenzen berücksichtigte. Um zudem die Verantwortung der Führungskräfte bei Unify zu stärken und die Kommunikation zu fördern, wurde ein Performance-Management-Prozess entwickelt. Dieser verband die Zielerreichung für die variable Vergütung direkt mit Karrieremaßnahmen. Nach finaler Konzeption mussten beide Prozesse in ein neues IT-System implementiert werden. Dies begann mit der Erstellung eines Fachkonzepts in Zusammenarbeit mit dem externen IT-Provider. Über die Einbindung aller internationalen operativen HR-Bereiche erfolgte über verschiedene Testphasen hinweg iterativ die Umsetzung der Prozesse in das IT-System.
Rolle und Aufgaben der hkp/// group: In einem ersten Schritt wurde durch hkp/// Experten ein Prozessplan erarbeitet. Der Bereich HR und der CHRO wurden in regelmäßigen Meetings über die wichtigsten Entwicklungen und Ergebnisse informiert. Im Rahmen der Konzeption des neuen Systems der variablen Vergütung und des zugehörigen Prozesses übernahm hkp/// die Analyse und Identifikation von Optimierungsmöglichkeiten. Mit diesen Ergebnissen wurden von hkp/// unter Berücksichtigung der strategischen Ziele des Unify CHRO ein neues System und ein neuer Prozess für die variable Vergütung wie auch das Performance Management entwickelt und mit dem Kunden beschlossen. Dank der Expertise von hkp/// in der Kalibrierung finanzieller Kennzahlen konnten die Erfolgsziele sowohl für den Gesamtkonzern als auch auf individueller Ebene so festgelegt werden, dass sie die neue Strategie unterstützen und zugleich die Motivation der Mitarbeiter sicherstellen.
Auf Basis des im ersten Projektabschnitt erarbeiteten Vertrauens übernahmen hkp/// Experten auch die operative Implementierung der neuen Systeme und Prozesse. Hier fungierten sie als Schnittstelle und Koordinatoren zwischen den internationalen operativen HR-Bereichen, dem strategischen HR im Corporate Center und dem externen IT-Provider von Unify. Außerdem wurde die finale Dokumentation der Prozesse und Systeme sowie Informationsunterlagen zur Benutzung und Umsetzung durch hkp/// erstellt.
Herausforderungen im Projekt: Die effektive und einwandfreie Umsetzung der strategischen Vorgaben und die Vereinbarkeit mit der Unternehmenskultur vor dem Hintergrund eines global agierenden Unternehmens konnte bei Unify nur durch strukturierte Bearbeitung und hervorragende Expertise in den zu verändernden Systemen und Prozessen sichergestellt werden.
Für die anschließende operative Umsetzung und insbesondere die Implementierung in ein neues IT-System war eine Vertrauensbasis unablässig. Die Koordination von verschiedenen internen Bereichen, externen fachfremden Dienstleistern und die Verteilung der beteiligten Personen über den Globus erforderte eine klare, aber flexible Prozessstruktur und das Verständnis der individuellen Perspektiven, Vorkenntnisse und Besonderheiten.
Lösung/Ausblick: Die neuen Systeme und Prozesse in der variablen Vergütung wurden erfolgreich implementiert und werden seither bereits eigenständig durch Unify im jährlichen Zyklus genutzt bzw. durchgeführt. Das Performance-Management-System soll perspektivisch in angepasster Version auch für weitere Mitarbeiter erschlossen werden. Nach Abschluss des Projekts wird hkp/// bei aktualitätsbezogenen Projektimplikationen und bei sonstigen Vergütungsthemen regelmäßig durch das Unternehmen konsultiert.
Dank der Präsenz vor Ort haben wir bei der Konzeption und Implementierung des neuen Vergütungssystems umfänglich unterstützen können. Diese Präsenz und die damit verbundene, rasch aufgebaute Kenntnis der geschäftsmodell- und unternehmensspezifischen Besonderheiten war letztlich auch bei der Implementierung in ein ebenfalls neues IT-System im Unternehmen von Vorteil.
David Voggeser, hkp/// Senior Manager
* Photo by Slava Bowman on Unsplash
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