Datenqualität im HR Management

Die Beratungspraxis zeigt: Personaler sind häufig unzufrieden mit ihrer HR-spezifischen IT-Unterstützung, wünschen sich eine stärkere Prozessautomatisierung sowie bessere Kennzahlen zur Planung und Steuerung des eigenen Bereichs und Informationsversorgung der Organisation. Oft steht diesem Ziel allerdings eine mangelnde Anzahl und Qualität relevanter Daten gegenüber. In der Konsequenz können automatisierte Workflows nicht genutzt, steuerungsrelevante Kennzahlen nicht erhoben und/oder moderne leistungsfähige HR-IT-Werkzeuge nicht eingeführt und in ihrem vollen Funktionsumfang genutzt werden.

Der vorliegende Spot on greift das Thema Datenqualität im Human Resource Management auf und spiegelt hierbei die langjährige Beratungserfahrung von hkp/// group Experten. Dabei wird deutlich, dass das Problem schlechter Daten keineswegs ein reines IT-Problem ist, sondern vielschichtige Lösungsansätze nicht zuletzt auf der HR-Fachebene zu verorten sind.

Neben Reporting-Anforderungen des Linien-Managements, denen der Personalbereich oft nicht gerecht werden kann, wird mangelnde Datenqualität und -verfügbarkeit als akutes Problemfeld häufig erst dann erkannt, wenn bestimmte Prozessabläufe hinsichtlich Qualität, Effizienz oder Durchlaufzeit beeinträchtigt werden oder sich fachliche Anforderungen im Rahmen der gegebenen technologischen Infrastruktur und Anwendungswelt nicht abbilden lassen. Dabei zeigt sich, dass die Relevanz der Datenqualität und -verfügbarkeit durch Personalexperten heute deutlich höher eingestuft wird als noch vor wenigen Jahren. Im Wesentlichen resultiert der Bedarf an guten Daten aus gesteigerten Anforderungen der nachstehenden Funktionsbereiche:

Reporting
Das Reporting ist am stärksten von einer unzureichenden Datenqualität betroffen.

• Daten, die im HR-Stammdatensystem nicht vorhanden sind, können schlicht nicht ausgewertet werden.
• Daten, die nicht unternehmensweit einheitlich gepflegt sind, können nicht aggregiert werden.
• Daten, die in Aktualität, Aggregationsniveau, Genauigkeit oder Aussagekraft nicht den fachseitigen Anforderungen entsprechen, beeinträchtigen jeden hieraus entwickelten Bericht und damit auch die Wahrnehmung der Leistungsfähigkeit und Glaubwürdigkeit des Personalcontrollings bzw. des Personalbereichs insgesamt. Problematisch wird dies insbesondere dann, wenn Daten aus Compliance-Gründen in einer hohen Qualität reportet werden müssen

Somit ist die Personalfunktion heute deutlich stärker gefordert, den Fachbereichen im Unternehmen steuerungsrelevante HR-Kennzahlen zu liefern und – kennzahlenbasiert – den eigenen Wertbeitrag unter Beweis zu stellen. Vor diesem Hintergrund hat in den Personalabteilungen ein Umdenken eingesetzt, das letztlich dazu geführt hat, das „Zählen, Messen und Wiegen“ von HR-spezifischen Maßnahmen und Prozessen als elementaren Bestandteil der Personalarbeit im Unternehmen zu betrachten. Der gehobene Stellenwert der kennzahlenbasierten Planung und Steuerung führt somit zu neuen datenseitigen Anforderungen.

Architektur und Module einer Talent-Management-Suite

Automatisierung und Workflow-Management
Ein wesentlicher Effizienzhebel der operativen Personalarbeit ist die Nutzung von automatisierten Workflows in Verbindung mit elektronischen Formularen. Wichtige Anwendungsbeispiele hierfür sind:

Antragswesen: Genehmigungspflichtige Anträge, zum Beispiel Reiseanträge oder Urlaubsanträge, lassen sich in Abhängigkeit des Kontextes automatisch zu relevanten Entscheidern routen, die per Klick akzeptieren, kommentieren oder ablehnen können. Der Antragsteller sowie alle anderen Prozessbeteiligten haben im Rahmen dieses Workflows jederzeit Kenntnis über den aktuellen Bearbeitungsstatus.

Formularwesen: Die meisten unternehmensintern verwendeten Formulare lassen sich digital abbilden. Papiervorlagen können in der Regel im Layout übernommen werden, mit dem Unterschied, dass Mitarbeiter diese nicht mehr handschriftlich, sondern digital ausfüllen. Die Mitarbeiterinformationen (Name, Vorname, Unternehmens-ID, Kostenstellen, etc.) werden direkt aus dem Stammdatensystem generiert und sind im entsprechenden Formular automatisiert eingegeben. Die Vereinfachung und Reduzierung der Bearbeitungszeit sorgen für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Employee Self Services (ESS)/Management Self Services (MSS) im Performance- und Talent-Management: Ergänzend zu Formular- und Antragswesen lassen sich mit ESS und MSS, insbesondere im Performance- und Talent-Management-Bereich, Prozesse deutlich verbessern. Dennoch werden zum Beispiel im Rahmen der jährlichen Gespräche zu Zielvorgaben bzw. Zielerreichung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft häufig noch Papierformulare zur Dokumentation genutzt, anschließend an ein Shared Service Center geschickt und dort zur Archivierung eingescannt. Die Potenzialdaten werden dann vom Papierdokument in das HR-Stammdatensystem manuell übertragen. Dieser Prozess ist weit entfernt von einer effizienten Leistungserbringung und aufgrund der Medienbrüche fehleranfällig. Stattdessen können mit einem IT-gestützten Performance-Management-System Mitarbeiter und Führungskraft die betreffenden Daten gemeinsam direkt in ein entsprechendes elektronisches Formular eingeben und nach Fertigstellung automatisch weitere Prozesse in der Bearbeitung auslösen.

Die Personalfunktion ist heute deutlich stärker gefordert, den Fachbereichen im Unternehmen steuerungsrelevante HR-Kennzahlen zu liefern und faktenbasiert den eigenen Wertbeitrag unter Beweis zu stellen

Holger Jungk, Partner hkp/// group

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