Wie Funktionsbewertung den Umgang mit dem individuellen Auskunftsanspruch von Arbeitnehmern nach dem Entgelttransparenzgesetz erleichtert. hkp.com im Gespräch mit den hkp/// group Experten Carsten Schlichting und David Voggeser.
Herr Schlichting, Herr Voggeser, das Gesetz zur Förderung der Entgelttransparenz zwischen Frauen und Männern – kurz Entgelttransparenzgesetz – soll Benachteiligungen bei der Vergütung von Arbeitnehmern beseitigen. Was bedeutet das für die Unternehmen?
Carsten Schlichting: Der Kern des neuen Gesetzes ist der individuelle Auskunftsanspruch. Damit können Arbeitnehmer erstmals sechs Kalendermonate nach dem 5. Juli 2017 (also ab 6. Januar 2018, d. R.) den Auskunftsanspruch geltend machen und vom Arbeitgeber Informationen dazu einfordern, was Kollegen des anderen Geschlechts in vergleichbarer Position durchschnittlich verdienen und nach welchen Kriterien und Verfahren das Entgelt im Unternehmen festgesetzt wurde.
David Voggeser: Die Unternehmen sind als Arbeitgeber dazu verpflichtet, diesem Auskunftsanspruch nachzukommen.
Wie ist dieser Auskunftsanspruch konkret gestaltet?
David Voggeser: Der Auskunftsanspruch muss durch den Arbeitnehmer schriftlich an das Unternehmen gerichtet werden. Dabei sind die Tätigkeiten zu benennen, die mit den eigenen Aufgaben im Unternehmen vergleichbar sind.
Carsten Schlichting: Durch diese sogenannten Vergleichstätigkeiten definiert das Gesetz, mit welchen Kollegen sich ein Arbeitnehmer vergleichen kann. Bei Unternehmen mit Tarifvertrag bestimmen sich die Vergleichstätigkeiten über die Entgelt- oder Vergütungsgruppen. Die Vergleichsgruppe besteht damit aus Beschäftigten, die in die gleiche Entgeltgruppe eingruppiert sind wie der betreffende Arbeitnehmer selbst, jedoch dem anderen Geschlecht angehören.
Wie ist die Lage bei Beschäftigten im außertariflichen Bereich oder wenn der Arbeitgeber keinen Tarifvertrag anwendet?David Voggeser: Hier ist das Vorgehen komplizierter. Das Gesetz definiert Vergleichstätigkeiten als gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten. Es liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters, solche Tätigkeiten zu benennen, die mit seiner eigenen Tätigkeit vergleichbar sind.
Erwarten Sie, dass der Auskunftsanspruch reibungslos funktionieren wird?
Carsten Schlichting: Es ist leider zu erwarten, dass es insbesondere bei der Benennung der Vergleichstätigkeiten zu Problemen kommen wird. Ein Grund dafür ist, dass Arbeitnehmer für die Benennung der Vergleichstätigkeiten verantwortlich sind. Diese haben aber keinen Überblick über die unterschiedlichen Funktionen und deren Wertigkeiten im Unternehmen.
David Voggeser: Wir erwarten konkret, dass viele Arbeitnehmer sich bei den Vergleichstätigkeiten an Kriterien wie beispielsweise an Funktionstiteln oder der Dauer der Betriebszugehörigkeit orientieren. Zwei Mitarbeiter – beide beispielsweise mit dem Titel Entwicklungsingenieur – können jedoch sehr unterschiedliche Tätigkeiten ausüben, die nicht unbedingt vergleichbar sind.
Was geschieht, wenn die durch den Arbeitnehmer vorgebrachten Tätigkeiten nicht passend sind?
Carsten Schlichting: Wenn das Unternehmen die vom Arbeitnehmer vorgebrachten Tätigkeiten für nicht vergleichbar hält, muss es diese Einschätzung nachvollziehbar begründen. Diese Begründung sollte sich auch auf die im Gesetz fest geschriebenen Kriterien wie Art der Arbeit, Ausbildungsanforderungen und Arbeitsbedingungen beziehen.
David Voggeser: Zudem muss das Unternehmen in diesen Fällen gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten identifizieren, auf die der Auskunftsanspruch aufgebaut werden kann.
Das klingt nach einer Menge Arbeit für die Unternehmen. Wie lässt sich der Umgang mit dem Auskunftsanspruch effizient gestalten?
David Voggeser: Was den Auskunftsanspruch so aufwändig macht, ist die individuelle Prüfung der Vergleichstätigkeiten. Wenn es im Unternehmen dazu kein Ordnungssystem gibt, sind für beinahe jeden Auskunftsantrag Einzelfallprüfungen notwendig. Je nachdem, wie viele Anfragen gestellt werden, kann das die Vergütungsabteilung in Unternehmen zeitweise erheblich beschäftigen.
Carsten Schlichting: Ein Ordnungssystem, mit dem die unterschiedlichen Aufgaben und Tätigkeiten im Unternehmen bewertet werden, stellt aus unserer Sicht ein unverzichtbares Instrument beim Umgang mit individuellen Auskunftsansprüchen dar.
Was verstehen Sie unter dem angesprochenen Ordnungssystem als Unterstützung?
Carsten Schlichting: Konkret meine ich damit ein Funktionsbewertungs- bzw. Grading-System.
Wie kann ein solches System bei der Beantwortung von Auskunftsansprüchen dienlich sein?
Carsten Schlichting: Das Ergebnis einer Funktionsbewertung ist ein Ordnungsrahmen: Unterschiedlichen Tätigkeiten in einem Unternehmen werden unterschiedliche Wertigkeiten basierend auf definierten Kriterien transparent und nachvollziehbar zugeordnet. Mithilfe eines solchen Ordnungsrahmens können Unternehmen sehr schnell feststellen, ob es sich bei den von den Beschäftigten genannten Tätigkeiten tatsächlich um gleiche oder gleichwertige handelt und dies auch detailliert begründen.
David Voggeser: Die Kenntnis der unterschiedlichen Wertigkeiten von Funktionen kann von den Unternehmen natürlich auch dazu genutzt werden, die eigenen Vergütungsstrukturen und -systeme transparent zu gestalten und durch eigene Auswertungen zu überprüfen. So kann auch schon dem Verdacht einer Entgeltdiskriminierung vorgebeugt werden.
Das Entgelttransparenzgesetz tritt in Kürze in Kraft. Ist es nicht schon zu spät, ein Funktionsbewertungssystem einzuführen?
David Voggeser: Es ist nicht zu spät! Der individuelle Auskunftsanspruch kann erst sechs Monate nach Inkrafttreten des Entgelttransparenzgesetzes geltend gemacht werden. Diese Regelung räumt den Unternehmen Zeit ein, sich darauf vorzubereiten.
Ist die Bewertung aller Funktionen im Unternehmen nicht aufwändig, kompliziert und teuer?
Carsten Schlichting: Wir hören diese Bedenken häufiger, vor allem aus dem Mittelstand. Viele HR-Verantwortliche aus Unternehmen mit Mitarbeiterzahlen von beispielsweise 1.000 bis 10.000 Beschäftigten fragen sich, ob sie ein Funktionsbewertungssystem überhaupt brauchen.
Und, brauchen sie eins?
David Voggeser: Funktionsbewertungssysteme und die damit gewonnenen Bewertungsergebnisse sind ein sehr hilfreiches Instrument für viele Prozesse im HR-Bereich – nicht nur für den Umgang mit dem individuellen Auskunftsanspruch. Mit ihrer Hilfe können beispielsweise einheitliche Vergütungspakete geschnürt, erfolgskritische Positionen im Unternehmen identifiziert und Entwicklungspfade gestaltet oder transparente Titel- und Dienstwagenregelungen definiert werden.
Carsten Schlichting: Die hkp/// group hat zudem einen Ansatz entwickelt, der einfach, intuitiv und genau Funktionswertigkeiten ermitteln und abbilden kann. Zudem schulen wir die Mitarbeiter unserer Kunden im Umgang mit dem System. Unser Ziel ist immer, dass unsere Kunden möglichst schnell in der Lage sind, das System eigenständig zu nutzen und anzuwenden. Dadurch halten sich auch die Kosten für das Unternehmen im Rahmen.
Herr Schlichting, Herr Voggeser, vielen Dank für das Gespräch.
* Photo by Fabien Bazanegue on Unsplash
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