Als Banken- und Board Services-Experten haben Sie einen eigenen Ansatz zur Evaluierung von Aufsichtsgremien in Kreditinstituten entwickelt. Welchen Verpflichtungen müssen Aufsichtsräte derzeit konkret nachkommen?
Petra Knab-Hägele: Aufsichtsgremien in Kreditinstituten sehen sich aktuell einem ganzen Komplex verpflichtender Vorgaben in der Evaluierung gegenüber. Insbesondere § 25d der letzten KWG-Novelle erweiterte dabei das Pflichtenheft noch einmal maßgeblich. Im Kern wird dem Aufsichtsrat aufgegeben, regelmäßig, aber mindestens einmal jährlich eine Bewertung der Struktur, Größe, Zusammensetzung und Leistung der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrats vorzunehmen.
Regine Siepmann: Hinzu kommt eine Bewertung der Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der einzelnen Geschäftsleiter und Mitglieder des Aufsichtsrats als auch des jeweiligen Organs. Einige lesen daraus eine Beurteilung einzelner Personen – das ist aber regulatorisch nicht zwingend.
Das alles war bisher im Wesentlichen aktienrechtlich organisierten Unternehmen mit Börsennotierung vorgegeben, welches Ziel wird mit diesen Vorgaben für Kreditinstitute verfolgt?
Regine Siepmann:: Die Evaluierung dient der kritischen Selbstbewertung der Funktion und Aufgabenerfüllung des Aufsichtsrats sowie der Einhaltung des eigenen Regelwerks mit Geschäftsordnung und Satzung und soll Verbesserungspotenzial aufdecken.
Wie soll das konkret geschehen?
Regine Siepmann: Die Evaluierung soll die Organisation des Aufsichtsrats und der Ausschüsse, der Sitzungsdurchführung sowie Langzeitüberprüfung von Entscheidungen des Aufsichtsrats umfassen und den Informationsfluss zwischen Geschäftsleitung und Aufsichtsrat bzw. zwischen Aufsichtsratsvorsitzenden und Ausschüssen sowie dem Plenum analysieren.
Petra Knab-Hägele: Ebenso eingeschlossen ist eine Überprüfung der personellen Anforderungen und Auswahlprozesse von Aufsichtsrat und Vorstand sowie des Selbstverständnisses der Aufsichtsratsmitglieder, ferner der Kontroll- und Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats. Schließlich erfolgt auch eine Reflektion strategischer Entwicklungen.
Die KWG Novelle ergänzt dabei bereits existierende Regulatorik …
Petra Knab-Hägele: In der Tat, Kreditinstitute müssen in die Bewertung weitere Vorschriften und Empfehlungen einbeziehen, so das Kreditwesengesetz, die Mindestanforderungen für das Betreiben von Risikogeschäften, die EBA-Leitlinien zur internen Governance und die Merkblätter der BaFin zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen bzw. Geschäftsleiter.
Um Unternehmen in der Umsetzung dieser Vorgaben zu unterstützen, hat die hkp/// group eine spezielle Evaluationsform entwickelt. Was zeichnet diesen Ansatz aus?
Regine Siepmann:: Gemeinsam mit dem European Center for Board Efficiency ECBE und Herrn Prof. Dr. Michael Wolff vom Lehrstuhl für Management und Controlling an der Georg-August-Universität Göttingen haben wir eine standardisierte Evaluationsform entwickelt, die einerseits die regulatorischen Anforderungen an die Aufsichtsratsstruktur und -arbeit und anderseits die Best-Practice-Anforderungen an die Arbeit und Tätigkeitsfelder des Aufsichtsrats überprüft.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Petra Knab-Hägele: Die Evaluation der Aufsichtstätigkeit erfolgt auf der Grundlage von strukturierten Fragbögen. Diese liegen auch online vor und können so sehr effizient durch die Aufsichtsratsmitglieder bzw. zentralen Ansprechpartner wie Justiziar oder das Aufsichtsratsbüro ausgefüllt werden.
Regine Siepmann: Die Antworten werden großteils pragmatisch durch Ja/Nein-Bewertungen ermittelt und mögliche Handlungsfelder oder Empfehlungen festgestellt. Für die Bewertung der Best Practice, also die Anforderungen an die Aufsichtsratsarbeit, werden die Zustimmungsfragen anhand der durchschnittlichen Zustimmung und der Übereinstimmung der Antworten als den zwei zentralen Analysetypen ausgewertet.
Petra Knab-Hägele: Durch dieses Vorgehen wird nicht nur die durchschnittliche Beurteilung aller Aufsichtsratsmitglieder gemessen, sondern auch die Übereinstimmung der Bewertung zwischen einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern.
Mit Blick auf das oben skizzierte umfassende Geflecht aus Regulatorikvorgaben klingt das relativ überschaubar…
Regine Siepman:: Dem ist so. Evaluierungen der Aufsichtsratstätigkeit bei Kreditinstituten müssen effizient, pragmatisch und handlungsleitend sein – kein Datengrab!
Welche Erkenntnisse können Unternehmen aus den Ergebnissen ihres Evaluationsprozesses ziehen?
Regine Siepmann: Aus der Gegenüberstellung von Zustimmung und Konsens lassen sich mögliche Implikationen und Handlungsempfehlungen für die Aufsichtsratsmitglieder ableiten. Eine neutrale Evaluierung durch einen externen Dienstleister unterstützt die Diskussion im Aufsichtsrat und schafft die Basis, mögliche Entwicklungsfelder anzusprechen und im Sinne konstruktiver Lösungen zu bearbeiten.
Petra Knab-Hägele: In der Evaluierung der Aufsichtsratsarbeit geht es nicht nur um die regulatorische Pflicht, sondern auch um die Kür in Form eines Abgleichs mit Best-Practice-Ansätzen. Hierbei können wir mit unseren faktenbasierten Erfahrungen in der Unterstützung von Aufsichtsgremien auf nationaler wie internationaler Ebene - auch außerhalb von Banken und anderen Kreditinstituten - sehr effizient unterstützen.
Frau Knab-Hägele, Frau Siepmann herzlichen Dank für das Gespräch.
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