Die Bedeutung einer leistungsfähigen HR-IT im Unternehmen ist nicht hoch genug einzuschätzen. Zu den Herausforderungen in der Findung und Implementierung einer solchen Lösung sowie in der Umsetzung eines gesetzeskonformen Umgangs mit personenbezogenen Daten sprach hkp.com mit den hkp/// group Partnern Johannes Brinkkötter und Holger Jungk.
Die Bedeutung einer leistungsfähigen IT für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen ist nicht hoch genug einzuschätzen. Gilt diese Aussage auch für HR?
Johannes Brinkkötter: Selbstverständlich! Für HR wie für alle Funktionen im Unternehmen gilt, dass eine moderne, leistungsfähige Hard- und Software-Landschaft unverzichtbare Basis eines erfolgreichen operativen Wirkens ist.
Holger Jungk: Die durch die Digitalisierung massiv veränderten und sich weiter wandelnden Prozesse und Schnittstellen innerhalb von Organisationen wie zu externen Partnern und Dienstleistern verlangen auch in HR nach einer IT, die in der Lage ist, Aufgaben und Prozesse ganzheitlich zu optimieren und mit Augenmaß zu automatisieren.
Die Komplexität von Geschäftsmodellen ist gerade in größeren, heterogenen Konzernstrukturen hoch. Was sind aus Ihrer Sicht wichtige Erfolgsfaktoren in HR-IT-Projekten?
Holger Jungk: Bei jeder HR-IT-Implementierung gibt es zentrale Kriterien, die den Erfolg maßgeblich beeinflussen, sprich klare Konzeptions- und Integrationsparameter, die als stabile Leitplanken und Orientierungspunkt im Projekt fungieren.
Wie sehen diese Leitplanken aus?
Holger Jungk: Neben zentralen technischen Fragestellung zur HR-IT-Architektur, dem Datenmodell und Schnittstellen sowie einer klaren Governance empfehlen wir, bereits vor Beginn des HR-IT-Projekts die fachlichen Richtungsentscheidungen zu treffen, und zwar mit den Anwendern aus den HR-Bereichen.
Johannes Brinkkötter: Dies wird in der Tat oft genug unterschätzt. Aber im Projekt bleibt hierfür nur wenig Zeit. Auch läuft man dort Gefahr, dass ursprünglich geplante zeitliche, inhaltliche und methodische Eckpunkte einer Implementierung nicht gehalten werden können.
Aber die von Ihnen angesprochenen Leitplanken setzt doch die Projektleitung …
Johannes Brinkkötter: Nein, diese Maßgaben sollten schon vor dem eigentlichen Implementierungsprozess starten. Eine kompetente und durchsetzungsstarke Projektleitung ist dann bei der Durchsetzung der angesprochenen Prämissen zielführend. Da muss oft mit harten Bandagen gekämpft werden, um keine faulen Kompromisse einzugehen und um des lieben Friedens willen angestammte „Hoheitsgebiete“ unangetastet zu lassen, im Ergebnis aber wichtige Ziele wie Vereinfachung und Durchgängigkeit von HR Prozessen und Systemen aus den Augen zu verlieren.
Wann ist es sinnvoll, externe Expertise hinzuzuziehen?
Holger Jungk: Das hängt ganz von der Aufgabe und den Ressourcen des Unternehmens ab. Die Erfahrung zeigt aber, dass die gezielte Unterstützung der Projektleitung mit einem kritischen Blick für spezifische Anforderungen und in der Qualitätssicherung nahezu immer sinnvoll ist. Bei aller Sensibilität für die konkrete Situation im Unternehmen, können externe Projektmanager mit IT- und HR-Know-how frei von internen kulturellen Altlasten agieren und durch Erfahrung in vergleichbaren Projekten entsprechende Entwicklungen antizipieren und ihnen entgegensteuern.
Johannes Brinkkötter: Kunden spielen uns oft zurück, dass es sich als hilfreich erweist, wenn eine unabhängige Instanz konkrete Best-Practice-Beispiele aufbereitet und bei wichtigen Entscheidungen immer einen Health Check auf die gemeinsam verabredeten Design-Prinzipien sicherstellt. Interne Ressourcen allein laufen hier Gefahr, aufgerieben zu werden.
Aber ohne interne Ressourcen ist ein HR-IT-Projekt nicht zu schultern. Was sollte extern, was intern an Aufgaben übernommen werden?
Holger Jungk: Ohne interne Ressourcen geht es natürlich nicht, wobei dabei nicht einmal das Ressourcen-Thema entscheidend ist, sondern vor allem das interne Know-how und die Erfahrungen mit Systemen, Prozessen, Schnittstellen etc. Schließlich sollen ja nach dem Projekt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens mit dem neuen System arbeiten, und zwar effizienter und effektiver. Daher braucht es ein eingespieltes Team aus externen wie internen Experten.
Johannes Brinkkötter: Aus dem eigenen Unternehmen sollten dabei aber nicht nur IT-Vertreter mitwirken, sondern vor allem auch die späteren Anwender aus den HR-Bereichen. Und es ist sicherlich zielführend, wenn das Management sichtbar am Projekt interessiert ist und auch mal vorbeischaut. Diese Rückendeckung wird oft unterschätzt, ist aber besonders wichtig, wenn es mal schwierig wird.
Welche Rolle spielt die IT für das Management personenbezogener Daten?
Holger Jungk: Diese ist in der aktuellen Zeit gar nicht hoch genug einzuschätzen. Digitalisierung ist sicherlich nicht nur IT, aber sie ist die Grundlage dafür. Hinzu kommt die aktuelle Rechtsprechung: So hat der Europäische Gerichtshof Mitte 2020 mit dem Urteil zum Privacy Shield die Übermittlung bzw. Verarbeitung personenbezogener Daten in die USA bzw. Länder außerhalb der EU Datenschutzstandards de facto untersagt.
Was sind die Auswirkungen für die Unternehmen?
Johannes Brinkkötter: Grundsätzlich sind frühere Entscheidungen zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten zwischen Unternehmensteilen, gegenüber Dienstleistern, Lieferanten und Kunden zügig neu zu bewerten und nach einer Risikobeurteilung entsprechend neu auszurichten. Dabei sind Lieferungen von Daten an Unternehmen, die diese in den USA etc. speichern und verarbeiten, nicht nur schnellstmöglich zu stoppen; sie sind auch vollständig zurück zu holen.
Mit Blick auf die Bedeutung und Menge personenbezogener Daten für den Geschäftsalltag dürfte das für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen?
Holger Jungk: Angesichts immer schlankerer IT- und HR-Abteilungen stellen derartige außerordentliche Projekte nicht nur kleinere und mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Ein solches Projekt wäre daher ein klassischer Anknüpfungspunkt für die punktuelle Einbindung externer Dienstleister.
Johannes Brinkkötter: Ob nun allein oder mit externer Unterstützung: Wichtig ist ein systematisches, strukturiertes Vorgehen zur Identifikation und Analyse von datenspezifischen Problemfeldern in der Aufbau- und Ablauforganisation von HR sowie den relevanten Themenfeldern des HR-Managements, in der Dokumentation von Risikobetrachtungen bis hin zur Ableitung von Handlungsoptionen und Umsetzung konkreter Maßnahmen.
Wie unterscheidet sich hkp/// group von klassischen IT-Beratungen?
Holger Jungk: Als Unternehmensberatung an der Schnittstellen von Strategie, HR und Finanzen programmieren oder konfigurieren wir keine HR-IT-Lösungen, sondern unterstützen Unternehmen produktneutral in der Konzeption und Umsetzung einer HR-IT-Strategie, der Konzeption eines Governance-Modells für Projekt und Betrieb oder übernehmen Projektmanagementaufgaben. Hierbei haben wir die für die Personalfunktion relevanten Themen, Prozesse und Tools im Blick.
Johannes Brinkkötter: In der Tat ist da ist in den letzten Jahren viel an Know-how und Erfahrung gewachsen. Die Digitalisierung im HR-Bereich ist ja nicht erst seit diesem Jahr aktuell. Und in entsprechenden Projekten – von der Software- bzw. Systemauswahl über die Prozessoptimierung bis hin zum Projektmanagement-Office – haben wir in der Vergangenheit offensichtlich gute Arbeit geleistet und so erstklassige Referenzen gewonnen.
Herr Brinkkötter, Herr Jungk, herzlichen Dank für das Gespräch!
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