Ist es sinnvoller, im Personalwesen auf die integrierte Lösung eines einzelnen Herstellers zu setzen oder sollte eine HR-Software-Plattform aus den besten Funktionsmodulen unterschiedlicher Anbieter zusammengesetzt sein? In dieser Diskussion ist nicht selten ein hohes Maß an Unsicherheit seitens der HR-Entscheider vor allem im Kontext der fortschreitenden Digitalisierung zu verzeichnen. hkp.com im Gespräch mit dem hkp/// group Experten Holger Jungk.
Welchen Einfluss haben Softwarelösungen auf die Veränderungsprozesse im Unternehmen?
Holger Jungk: Es gibt heute kaum noch Veränderungsprozesse im Personalbereich, die ohne die Frage nach dem Einsatz einer geeigneten Software-Lösung beantwortbar sind: Welches Produkt von welchem Hersteller ist geeignet, soll es eine Inhouse-, eine OnPremise-Lösung oder vielleicht doch besser eine Cloud-basierte sein? Behält man bestimmte Prozesse im Haus, outsourced man andere oder verlegt man Teilprozesse in die Cloud?
Veränderung bedeutet nicht zuletzt Anpassung an die hoch-dynamische Strukturen und Anforderungen des Marktes wie auch der Branche, in der Unternehmen sich bewegen …
Holger Jungk: Genau, und denken Sie an die mit großen Schritten voranschreitende Digitalisierung aller Bereiche. Die sich dadurch verändernden Interdependenzen innerhalb der Organisation und mit externen Dienstleistern verlangen nach Software, die in der Lage ist, Teilaufgaben und Prozesse von HR zu automatisieren oder wenigstens zu teilautomatisieren.
Erfordert der dadurch initiierte Umbau der internen Abläufe nicht auch eine neue Art des Umgangs mit Software?
Holger Jungk: Das funktioniert nur durch die Veränderung der eigenen Denk- und Arbeitsweise. Die neuen Lösungen ersetzen nicht nur manuelle Prozesse, sondern sie erlauben einen ganzheitlicheren Umgang mit betrieblichen Prozessen, die noch stärker ineinander verzahnt sind als bisher. Aber allein der Einsatz einer neuen Software ändert nichts, wenn nicht verstanden wird, wie sie funktioniert, welche Prozesse sich im Hintergrund verändern und wie diese ineinandergreifen. Der neue Umgang mit Software bedeutet vor allem, dass ich im Rahmen von Cloud-Lösungen deutlich an Freiheitsgraden bei der inhaltlichen Ausgestaltung von Prozessen verliere und mich infolgedessen deutlich weniger stark durch den Prozess differenzieren kann.
Kann man heute die ewige Frage nach Best-of-Breed versus Suiten überhaupt so noch stellen?
Holger Jungk: Der technische Fortschritt führt dazu, dass Software-Landschaften sich gerade in einer Transformation befinden. Ich meine damit die vereinfachte Bedienbarkeit, wie wir sie alle heute von Smartphones und Tablets kennen. Diese Entwicklung führt dazu, dass immer mehr kleine, agile Software-Firmen weiterentwickelte Teilfunktionalitäten von ehemals großen und umfassenden Lösungen anbieten oder sogar völlig neue entwickeln, die sich dem Wandel der Ansprüche der jungen Generationen von Mitarbeitern angepasst haben. Diese Lösungen werden zurzeit an bestehende größere oder kleinere Systeme angedockt. Die Entwicklung von HR-Lösungen könnte also dahin gehen, dass es künftig nur noch eine einfach bedienbare Oberfläche gibt, die als Überbau für eine Vielzahl von Apps mit unterschiedlichsten Funktionen dient. Alle anfallenden Daten fließen selbstverständlich in einer einzigen Datenbank zusammen. Allerdings fungieren moderne Best-of-Suite-Lösungen immer häufiger auch als offene Plattformen, auf denen sich Drittanbieter integrieren lassen oder sogar eigene Entwicklungen möglich sind. Damit wird eine Art Best-of-Breed-Lösung auf einer Cloud-basierten (Suite-) Plattform ermöglicht, die das von Ihnen hinterfragte „Entweder-Oder“ des Lösungsansatzes obsolet werden lässt.
Welche sind nach Ihrer Einschätzung die Ursachen dafür, dass Unternehmen ihre Lösungen nicht oder nur zögerlich erneuern?
Holger Jungk: Da lassen sich eine Reihe von Ursachen nennen, die nicht zuletzt durch einschlägige Untersuchungen, im Übrigen auch unsere jüngst durchgeführte Studie „HR goes digital“, bestätigt werden. Es geht um drei zentrale Be- oder eher Verhinderungsgründe. Da ist einmal das bereits angesprochene und weithin verbreitete Kenntnisdefizit vieler Entscheider im Thema Digitalisierung und in der Folge die Unkenntnis über die sich verändernden Anforderungen der Arbeitswelten. Zweitens geht es um nicht unerhebliche Investitionen, die zudem langfristig tragfähig sein müssen. Ebenso wichtig und dritter Aspekt: In vielen Unternehmen sind die vorhandenen HR-Systeme veraltet. Last but not least erweist sich auch eine vielfach eher durchwachsene Qualität bei HR-Daten als Problem von erheblichem Gewicht.
Also das klassische OnPremise-System, das über die Jahre immer wieder erweitert und individuell angepasst wurde…
Holger Jungk: Teilweise wurden diese Systeme so stark angepasst, dass der Aufwand für deren Pflege nur noch in seltenen Fällen betriebswirtschaftlich zu rechtfertigen ist. Auch Release-Wechsel sind aufgrund der gewachsenen Komplexität der Systeme kaum möglich. Die Systeme verlieren ihre Update-Fähigkeit und müssen teils vor einem Release-Wechsel auf den Standard zurückgebracht werden.
Dass derartige Systeme kollaborative und sozial vernetzte Prozesse – intern wie extern – unterstützen, ist nur schwer vorstellbar.
Holger Jungk: In der Tat, können sie das in der Regel kaum. Wichtige Daten, die durch entsprechende Prozesse entstehen, finden gar nicht erst den Weg ins System – und damit nicht in Analyse- und Entscheidungsprozesse. Darüber hinaus verharrt die Datenqualität entgegen aller landläufiger Erwartungen oft in einem stark optimierbaren Zustand. ESS- und MSS, die noch nicht so stark in der Fläche Einsatz finden wie gewünscht, helfen auch nicht weiter, solange die Daten nicht gepflegt werden.
Aber waren saubere Daten nicht schon immer unternehmenskritisch?
Holger Jungk: Das waren sie. Und die Bedeutung nimmt weiter zu. Angesichts des unerschöpflichen Potenzials von Big Data, Machine Learning, intelligenten Algorithmen sowie prädiktiver und präskriptiver Analytik bedeutet eine schlechte HR-Datenqualität erhebliche Einschränkungen bei der Plan- und Steuerbarkeit der Personalkernprozesse.
Was kann man Ihrer Ansicht nach tun, um in diesem Kontext die Diskussion um die Cloud für HR-Daten und -Prozesse auf eine andere Ebene zu heben?
Holger Jungk: HR-Entscheider stehen häufig einer Verlagerung von Prozessen und damit auch Daten in die Cloud skeptisch – wenn nicht sogar ablehnend - gegenüber. Dabei sollte mittlerweile klar sein, dass sowohl im Hinblick auf Datensicherheit als auch Datenschutz ausreichend Vorkehrungen der renommierten Anbieter von Lösungen für die Cloud getroffen werden. Die Daten liegen im Zweifel bei hochspezialisierten Software-Herstellern sicherer als auf dem eigenen Server.
Es ist ja deren Geschäftsmodell, das ja langfristig tragen soll...
Holger Jungk: … und insbesondere eine End-to-End-Verschlüsselung schafft maximale Sicherheit. Darüber hinaus lassen sich gerade die Cloud- und SaaS-Prozesse nicht nur erheblich flexibler skalieren, sondern ebenso optimieren und beschleunigen.
Was raten Sie Ihren Kunden beim Einstieg in Cloud-Lösungen?
Holger Jungk: Derartige Projekte sollten mit einem weniger datenkritischen Thema begonnen werden, beispielsweise mit Recruiting. Da geht es noch nicht um Mitarbeiter-, sondern lediglich um Bewerberdaten. Diese sind zwar ebenso schutzwürdig, aber potenzielle Bewerber stimmen entsprechenden Datenschutz- und Datenverarbeitungsregeln im Prozess der Bewerbung zu. Auch ist hier mit geringerem Widerstand seitens der Arbeitnehmervertretungen bzw. Sozialpartner zu rechnen.
Zum Schluss die Frage: Ist der Weg in die Cloud zwingend notwendig?
Holger Jungk: Nicht für jedes Unternehmen ist der Gang in die Cloud die zwingend notwendige oder gar beste Entscheidung. Gerade wenn es um hochspezialisierte Prozesse geht, von denen man sich kompetitive Vorteile verspricht, können hybride Modelle, konsequent umgesetzt, eine valide Umsetzungsoption darstellen.
Herr Jungk, vielen Dank für das Gespräch!
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